En cuanto al modelo bibliográfico de dicho repertorio, cabe mencionar que tiene como base las Reglas de Catalogación Angloamericanas, que son las más aceptadas por los organismos nacionales e internacionales, siendo su plantilla el formato de comunicación MARC21. El registro electrónico establecido en el sistema de información se encuentra dividido en 3 apartados:

1. Descripción física de los documentos

  1. El primer paso consiste en identificar los materiales dentro de las colecciones y salas especiales de la Biblioteca y Hemeroteca Nacionales, y es realizado por bibliotecólogos.
  2. Después, se describen los títulos y autorías de las publicaciones, el nombre de las partes de las obras monográficas y seriadas, así como la actividad de otros responsables (prologuistas, compiladores, editores, fotógrafos, ilustradores, etcétera).
  3. A continuación se anota el pie de imprenta y los detalles físicos, incluyendo la serie o colección.
  4. Por último, se consigna la presencia de notas, acompañadas del tiraje y la historia de la publicación, además de los apéndices e índices, sobre todo cuando contienen ilustraciones e información valiosa sobre monumentos y edificios históricos, así como de los asentamientos humanos.

2. Análisis y resumen de los documentos

El segundo apartado del registro bibliográfico corresponde a la parte analítica de la obra y es desarrollado por historiadores y urbanistas, quienes se dedican a elaborar un resumen, sobre todo de los materiales monográficos, con especial énfasis en el estado que guardan los bienes analizados en materia de rescate, conservación y preservación. En este resumen:

  1. interesa consignar los nombres de los personajes, constructores y artistas que contribuyeron a forjar el patrimonio edificado, para que el investigador pueda evaluar el papel que juegan estos sujetos en la historia y las artes, dotando a sus declaratorias de valores y argumentos académicos, para el resguardo de los bienes nacionales.
  2. se registra el nombre de los monumentos o edificios históricos, de los componentes de la estructura urbana y el de los asentamientos humanos, con el objetivo de llamar la atención de los estudiosos y defensores del patrimonio sobre determinados bienes del pasado que aún faltan por cuantificar y salvaguardar con recursos públicos. En este punto se utiliza de forma convencional el uso de mayúsculas para resaltar la nomenclatura de estos bienes culturales.
  3. se aplican temas y subtemas para clasificar la obra dentro de los grandes rubros del proyecto, como son patrimonio arquitectónico, rural, urbano, rural-urbano, legislación, intervención y defensa, y concepciones teóricas sobre la cultura y conservación del patrimonio.

La aplicación de estos descriptores conforma un tesauro relacionado con las tendencias actuales de la Legislación Mexicana, que ofrece referencias sobre Monumentos, Ciudades, Centros y Zonas de Monumentos Históricos. El propio desglose de palabras clave que lo acompaña anuncia aspectos históricos, estilísticos y culturales, indicadores de la temporalidad de los inmuebles y conjuntos urbanos.

3. Acervo visual

Un tercer y último apartado de esta bibliografía especializada corresponde a la elaboración de un acervo visual.

  1. Primero se realiza la identificación de imágenes y la digitalización de mapas, planos e ilustraciones de paisajes arquitectónicos y urbanos.
  2. Posteriormente se redacta un pie de ilustración.

En ambas actividades se cuenta con el apoyo de historiadores del arte y de arquitectura.

En el diseño de este banco de imágenes se ha considerado lo siguiente:

1. La selección de las imágenes más representativas de cada una de las publicaciones, debe hacerse conforme a los siguientes criterios:

  1. Calidad de la imagen.
  2. Preferencia por panorámicas o vistas de conjunto, antes que de segmentos.
  3. Rareza o valor de la imagen.

2. Una vez elegida la imagen, se elabora una descripción, considerando el nombre del pie de la ilustración.

3. Se crean objetos digitales mediante la digitalización de las imágenes y su vínculo con la base de datos, a través de un proceso técnico o electrónico, para el despliegue o visualización de los mismos.

El material gráfico que acompaña al registro electrónico cumple dos fines: por una parte, sirve al estudio de los bienes culturales señalados, a la vez que son útiles para propagar o difundir la imagen del patrimonio construido mediante el acceso visual a tales ilustraciones.

Al respecto, cabe advertir que la calidad de las ilustraciones obedece a los procesos técnicos del libro, sobre todo, a las tomas y la reproducción de las imágenes dentro de las obras y al tipo de papel utilizado en la impresión, incluso a la profesionalización y a la revolución tecnológica de las fotografías con la presentación de las fotos a color. Por lo tanto, en esta bibliografía están contenidos desde hermosos libros de arte hasta una gran cantidad de publicaciones con imágenes históricas que si bien tienen baja calidad, eso no le resta importancia, ya que de cualquier manera retrata desde la grandiosidad de los monumentos nacionales, hasta su abandono y degradación.